Sự thật về làm việc đa nhiệm: đạt được nhiều hơn bằng cách làm ít lại

Trước khi đọc bài viết này, bạn hãy thử nhìn lại xem có bao nhiều cửa sổ phần mềm đang mở ? trình duyệt web của bạn đang có bao nhiêu trang đang chờ bạn lướt qua ? hoặc group chat công ty mà bạn đang chuẩn bị trả lời ? Nếu bạn đang rơi vào một trong các trường hợp này tức là bạn đang làm việc “đa nhiệm” (multitasking)

Và vấn đề ở đây chính là không có khái niệm đa nhiệm đối với con người chúng ta. Rất nhiều nghiên cứu đã khẳng định điều này. Làm việc đa nhiệm – tức làm nhiều việc cùng lúc – thực tế chỉ là một sự ảo tưởng mà thôi.

Những người cho rằng mình có thể phân chia sự tập trung để làm nhiều việc cùng lúc thực ra không giúp họ xử lý công việc nhanh hơn. Trái lại, công việc họ xử lý được đang ít hơn, bị căng thẳng hơn và kém hiệu quả hơn đối với những người xử lý “đơn nhiệm” (chỉ tập trung làm một việc tại mỗi thời điểm).

Quảng cáo

1. Làm việc đa nhiệm là gì ?

Hầu hết ai trong chúng ta cũng đều có thể vừa đi bộ, nhai kẹo cao su và nói chuyện cùng một lúc, nhưng không có nghĩa chúng ta có thể thực hiện được nhiều công việc phức tạp cùng lúc. Khi chúng ta tập trung xử lý một vấn đề phức tạp nào đó thì não chúng ta sẽ không thể tiếp nhận thêm một vấn đề khác để chạy đồng thời được.

“Xử lý nhiều việc cùng lúc” chưa thể hiện hết bức tranh về “đa nhiệm”. Thực tế có 3 hình thức đa nhiệm khác nhau mà chúng ta có thể vô tình/cố tình mắc phải:

  • Đa nhiệm (nghĩa đen): làm nhiều việc cùng một lúc
  • Xử lý xen kẽ: chuyển đổi qua lại giữa những công việc khác nhau
  • Xử lý dây chuyên: thực hiện tuần tự (cuốn chiếu) nhiều nhiệm vụ cùng lúc với tốc độ cao.

Mỗi hình thức này đều có những ảnh hưởng tiêu cực để hiệu quả công việc tuy nhiên chúng ta thường khó tránh khỏi việc rơi vào những tình huống này nếu không có những sự chuẩn bị.

Quảng cáo

Trường hợp một (đa nhiệm theo nghĩa đen) thì chúng ta có thể bỏ qua vì đây là việc gần như không thể với hầu hết chúng ta. Cái này cũng giống như tay trái vẽ hình vuông và tay phải vẽ hình tròn cùng một lúc vậy.

Hầu hết chúng ta rơi vào trường hợp thứ hai, ví dụ như một cô tiếp tân vừa nghe điện thoại khách hàng, vừa làm hồ sơ; hoặc như một người quản lý dự án, vừa xem dữ liệu vừa cập nhật thông tin từ các nhân viên. Chúng ta luôn mở email hoặc các phần mềm chat và cập nhật thông tin trong khi làm các công việc chính của mình. Cách làm này sẽ khiến cho một việc hoặc thậm chí tất cả các công việc bị chậm lại hoặc giảm chất lượng.

Bên cạnh những ảnh hưởng bên ngoài, đa nhiệm còn ảnh hưởng đến não bộ của chúng ta như sau:

  • Ảnh hưởng tiêu cực đến trí nhớ ngắn hạn: đây là chức năng quan trọng để bạn thực hiện những công việc cơ bản hàng ngày.
  • Căng thẳng: làm việc đa nhiệm khiến não của bạn rất nhanh mệt mỏi khiến bạn mất tập trung và lo lắng
  • Mất khả năng sáng tạo: làm việc đa nhiệm khiến não của bạn luôn bận rộn với quá nhiều thông tin, bạn luôn phải suy nghĩ rập khuôn máy móc để xử lý nhanh vấn đề trong khi để sáng tạo, não của bạn phải có khoảng trống để ấp ủ những ý tưởng mới.
  • Bạn không thể “nhập tâm”: đây là trạng thái mà hiệu quả công việc của bạn có thể răng lên rất cao. Tuy nhiên trạng thái này cần có sự nỗ lực và tập trung, điều mà làm việc đa nhiệm sẽ không bao giờ cho phép.
  • Nhầm lẫn nhiều và tư duy yếu: bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để làm những công việc đơn giản, IQ trung bình bị giảm đi khoảng 10 điểm và có những triệu chứng xấu tương tự như khi bạn bị mất ngủ.

Để có thể biết được làm việc đa nhiệm ảnh hưởng đến chúng ta như thế nào, bạn hãy thử làm một bài kiểm tra nho nhỏ như sau:

  • Chuẩn bị sẵn một tờ giấy, viết một dòng chữ “tôi rất giỏi đa nhiệm”, sau đó bên dưới dòng chữ này, bạn viết một dãy số từ 1-17. Bạn hãy bấm giờ xem bạn viết hết hai dòng này trong bao lâu nhé.
  • Sau đó bạn cũng sẽ viết lại hai nội dung như trên nhưng cách làm sẽ khác một chút. Đó là viết xong một chữ cái ở hàng trên, xong bạn viết một số ở hàng dưới. Hãy viết xen kẽ như vậy đến khi xong hết hai hàng.

Có lẽ sẽ không cần phải đợi tới lúc viết xong hai hàng thì bạn cũng có thể nhận ra việc viết xen kẽ sẽ tốn thời gian hơn nhiều so với việc chỉ tập trung viết một hàng mỗi lần. Việc này cũng tương tự như việc bạn vừa xem phim, vừa bấm dừng lại để lướt facebook vậy nhưng trong môi trường công việc, nó không chỉ khiến bạn mất nhiều thời gian hơn mà còn làm bạn căng thẳng hơn nữa.

Quảng cáo

Một hình thức đa nhiệm cuối cùng đó là việc thực hiện tuần tự nhiều công việc ở tốc độ cao. Tập trung hoàn tất một công việc tại mỗi thời điểm và nhanh chóng chuyển sang công việc khác không phải là một ý tưởng tồi. Thực ra những người làm việc hiệu quả cũng đều thực hiện theo cách này. Tuy nhiên ẩn khuất phía sau vẫn có những ảnh hưởng tương tự như làm việc đa nhiệm.

Mỗi khi bạn chuyển từ công việc này sang công việc khác (ở đây chúng ta đang nói về hai công việc đòi hỏi độ phức tạp cao và tương đương nhau) tức là chúng ta ép não phải thay đổi bản chất tư duy (Như thế nào, Khi nào, và Trật tự nào để thực hiện) nhằm phù hợp với yêu cầu của công việc mới.

Một nghiên cứu cho thấy 47% thời gian tỉnh táo của chúng ta suy nghĩ về một việc khác với việc mà chúng ta đang làm. Bởi vì sao ? Vì chúng ta không phải một cỗ máy. Sau khi bạn hoàn tất một công việc có mức độ tư duy cao, những ý tưởng, những suy nghĩ của bạn về công việc đó vẫn còn lưu lại trong não và phải có một thời gian để có thể ổn định những suy nghĩ này. Nếu bạn bắt đầu một công việc mới ngay lập tức, rất có thể suy nghĩ của bạn đối với vấn đề mới này sẽ bị ảnh hưởng bởi những suy nghĩ cũ, và rất có thể suy nghĩ cũ đó là một sai làm khi áp dụng cho vấn đề mới.

Quảng cáo

Vậy làm thế nào để tránh “đa nhiệm” ?

Bạn không nhất thiết phải trả lời email ngay khi mail vừa tới. Bạn cũng không nhất thiết phải trả lời tin nhắn (Zalo, skype,…) ngay lập tức. Hãy thông báo với đồng nghiệp hoặc nhân viên của mình về cách thức làm việc: nếu có việc quan trọng, hãy gọi điện, nếu không quá gấp rút, hãy gửi mail nhưng đừng mong chờ việc nhận phản hồi ngay lập tức. Nếu áp dụng, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng công việc của chúng ta không quá gấp rút như bạn tưởng tượng ?

Bạn cũng có thể thử tắt thông báo ở các phần mềm chat, đôi khi chính vì những thông báo tin nhắn mới này làm bạn mất tập trung, chứ không phải vì nội dung của tin nhắn.

Việc hoạch định thời gian một cách hợp lý và có thời gian tập trung vào công việc cần thiết tại mỗi thời điểm (đơn nhiệm) sẽ cải thiện hiệu quả công việc của bạn một cách không ngờ.

1 Comment

Trả lời

Điền thông tin vào ô dưới đây hoặc nhấn vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s